Gestire in modo efficace un team di digital marketing [#22]

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Se ti occupi della gestione di un team di marketing digitale, è probabile che tu debba confrontarti ogni giorno con dipendenti o collaboratori con competenze verticali in diversi ambiti. Avrai sicuramente a che fare con sviluppatori, grafici, copywriter, specialisti di ADV e social media, con diverse caratteristiche, attitudini e livelli di seniority.

A seconda dell’entità dei progetti su cui stai lavorando, coordinare tutti in armonia può diventare difficile, senza gli opportuni approcci e strumenti.

Ecco quindi alcuni consigli che ho seguito e che si stanno rivelando efficaci nella mia attività di project management.

Alcuni strumenti utili.

App e tool digitali sono stati creati per semplificare il nostro lavoro e la nostra vita, quindi perché non utilizzarli? Sul web sono presenti migliaia di strumenti che possono aiutarti a gestire il tuo team di marketing in modo più efficiente.

Vediamone qualcuno.

Toggl Plan 

Questo tool è davvero comodo e facile da usare. Mi aiuta da tempo a tenere traccia di tutti i progetti e le attività in corso, utilizzando una pratica timeline e la Kanban board, una versione digitale della classica lavagna con i post-it. Questa bacheca digitale organizza i vari task del progetto in schede distinte e le ordina su diverse colonne, per indicare a ogni membro del team quali parti del lavoro sono state svolte, quali sono in corso e quali sono ancora da fare.

In definitiva, Toggl Plan offre la migliore panoramica possibile della roadmap del progetto, mostra su cosa sta lavorando ogni risorsa, le scadenze imminenti e tanto altro ancora.

Slack

Una buona comunicazione è essenziale per rendere un team davvero efficiente. Slack ti aiuta a rimanere in contatto con tutti i membri del tuo team, specialmente se lavorano da remoto. Ha anche un’app mobile, quindi puoi accedere ai tuoi messaggi da qualsiasi luogo.

Ma la cosa davvero utile di Slack, è che puoi creare dei canali per diversi team e progetti e usarli come chat di gruppo. Diventa quindi più immediato allineare tutte le risorse sugli ultimi sviluppi di un progetto e ricevere feedback istantanei dai colleghi. Altra cosa interessante da non sottovalutare, è che può essere integrato con molti tool di project management, come Asana e Jira e tanti altri strumenti di marketing online.

Applicazioni di Google per il lavoro di squadra

Uno dei grandi misteri dell’uomo che non riuscirò mai a risolvere è: perché stiamo ancora usando Word, Powerpoint ed Excel, quando abbiamo a disposizione le app gratuite di Google?

I Documenti, i Fogli di calcolo e le Presentazioni di Google sono strumenti progettati in modo che tutti possano accedere ai file e modificarli in tempo reale e in modo collaborativo. Ogni documento viene salvato nel cloud ed è disponibile anche dai dispositivi mobili, semplificando la collaborazione in movimento.

Se prima erano utili, oggi questi tool sono quasi indispensabili, se consideriamo la situazione attuale e l’orientamento sempre maggiore delle aziende verso lo smart working.

Un nuovo approccio al lavoro.

Certo, tutti questi strumenti possono aiutarti a organizzare, gestire e monitorare al meglio il tuo team e i tuoi progetti, ma da soli non sono sufficienti. È fondamentale implementare anche dei cambiamenti di tipo organizzativo.

Stabilisci flussi di lavoro chiari.

Definire procedure precise consente al tuo tuo team di lavorare in modo uniforme ed efficiente. Prenditi del ​​tempo per creare una serie di protocolli che descrivano chiaramente i compiti di ogni risorsa. Definisci i flussi di lavoro per accelerare la produzione e non lasciare nulla al caso.

Con un lavoro chiaro, i membri del tuo team non perderanno tempo cercando di capire il prossimo step da seguire. Inoltre, quando nuove risorse si uniranno al tuo team digital, saranno in grado di allinearsi molto più rapidamente, perché tutto sarà già organizzato e messo nero su bianco.

I processi semplificano la collaborazione, perché tutte le persone coinvolte sono consapevoli del proprio ruolo e dei propri doveri. È però importante coinvolgere l’intero team nella creazione di questi flussi. Dal momento che dovranno seguire loro quelle procedure, è giusto che abbiano voce in capitolo.

Lavora per micro obiettivi.

Ogni progetto ha un macro obiettivo che sta perseguendo. Dal momento che è impossibile puntare alle stelle e raggiungere subito il traguardo finale, è sempre bene definire degli obiettivi intermedi da raggiungere.

Il consiglio quindi è di prendere l’obiettivo del tuo team e dividerlo in parti più piccole. In questo modo, creerai un percorso chiaro verso l’obiettivo principale. A seconda del progetti su cui state lavorando, questi micro obiettivi possono essere giornalieri, settimanali o mensili. Se imposti dei micro obiettivi, assicurati però di incontrare ogni giorno il tuo team per discutere i progressi, anche solo per pochi minuti.

Promuovi la comunicazione e la collaborazione.

L’onestà, la trasparenza e la cooperazione fanno molto in qualsiasi squadra. Dai il buon esempio e assicurati di essere sempre trasparente con il tuo team. Inoltre, mostra loro come lavorare insieme e come il lavoro di squadra può migliorare la loro produttività.

Quando il tuo team raggiunge gli obiettivi prefissati, congratulati e assicurati che ogni risorsa si senta apprezzata per il suo lavoro. Non dare mai per scontato il contributo di ognuno e il valore di un lavoro ben fatto.

Se invece qualcosa va storto nel progetto, non puntare il dito. Cerca piuttosto di avere una conversazione aperta con il team, per capire insieme cosa ha causato il problema e come prevenirlo la prossima volta.

Concentrati sul miglioramento e la formazione continua.

Data la rapidità con cui sta cambiando il mondo del marketing digitale, devi sempre osservare, ascoltare e adattarti ai cambiamenti che la tecnologia sta portando. Sia tu che il tuo team dovete stare al passo con i progressi.

Questo è il motivo per cui il miglioramento e l’apprendimento dovrebbero essere sempre un obiettivo costante. È importante che il tuo team partecipi a corsi, seminari e riunioni di settore. Oltre a nuove conoscenze, questi eventi possono portare nuove idee che potrebbero trasformare le tue strategie o l’approccio del tuo team.

Questo ci porta al punto successivo: il miglioramento non deve riguardare solo i membri del tuo team. Potrebbe essere necessario aggiornare anche le tue strategie. Assicurati che tutti siano consapevoli che la strategia è viva e in continuo divenire e che può, anzi, deve adattarsi alle nuove scoperte.

Lo stesso vale per i tuoi processi interni. Man mano che il tuo team cresce e cambia, anche i processi di cui ti ho parlato finora dovranno evolversi e migliorare a loro volta.

Delega e fai delegare.

In qualità di team manager, devi essere consapevole dei punti di forza e di debolezza di tutti. Usa questa conoscenza per delegare adeguatamente le attività a ciascun membro del team. In genere otteniamo risultati migliori quando ci vengono assegnati compiti con cui abbiamo maggiore familiarità o con cui siamo a nostro agio. Delega i task di conseguenza e insegna agli altri come delegare, in particolare le figure chiave del tuo team. I tuoi collaboratori o dipendenti senior devono conoscere bene la propria controparte junior del team: assicurati che riescano a gestire il proprio tempo nel modo giusto.

Se non imparano a delegare, le tue risorse più importanti rischiano di ritrovarsi sommerse da incarichi non necessari, che possono richiedere troppo tempo e rallentarli, impattando negativamente sui flussi del progetto.

Non è necessario che i responsabili senior del progetto perdano tempo prezioso a gestire cose più semplici che possono essere svolte da una risorsa junior pagata apposta per questo.

Conclusioni

Gestire un team di marketing digitale è impegnativo ma può rivelarsi ancora più insidioso senza i dovuti accorgimenti. Strumenti e applicazioni possono aiutare molto, ma da soli non bastano. 

Hai bisogno di conoscere le capacità delle persone e farle funzionare insieme in modo armonico. La comunicazione e la collaborazione sono essenziali per l’efficacia del tuo team, specialmente se unite ad attività di miglioramento e apprendimento continuo.

Mettiti in prima linea ma impara anche a delegare e fai in modo che lo facciano anche i tuoi collaboratori senior.


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